KI på arbeidsplassen: Medbestemmelse for tillitsvalgte

Kunstig intelligens kan bli innført som egne verktøy, men også som funksjoner i systemer virksomheten allerede bruker. Det kan for eksempel være Copilot i Microsoft 365, KI-støtte i saksbehandlingssystemer eller funksjoner som foreslår svar, oppsummerer møter, analyserer data eller prioriterer oppgaver.  

Enkelte endringer er knapt synlige i starten. Etter hvert kan de imidlertid få betydning for arbeidsoppgaver, ansvar, kompetansebehov, bemanning og organiseringen av arbeidet. 

Regjeringen og hovedorganisasjonene i arbeidslivet har inngått en egen KI-avtale (regjeringen.no) som slår fast at innføring av KI skal skje innenfor den norske arbeidslivsmodellen og gjennom etablerte ordninger for samarbeid og medbestemmelse.

Arbeidsgiver har ansvaret - tillitsvalgte har medbestemmelse 

Det er arbeidsgiver som har ansvar for at KI innføres og brukes på en forsvarlig måte. Arbeidsgiver må blant annet vurdere risiko, ivareta personvern og informasjonssikkerhet, sørge for nødvendig opplæring og sette rammer for bruken. 

Som tillitsvalgt er oppgaven din å bidra til at konsekvensene blir vurdert før viktige beslutninger er tatt. Still spørsmål, be om informasjon og løft fram medlemmenes erfaringer og bekymringer før beslutningene tas. 

Be om informasjon tidlig 

Når KI kan påvirke arbeidsoppgaver, arbeidsmetoder, organisering eller de ansattes arbeidssituasjon, bør dere be om informasjon og avklare behovet for drøfting. Det kan for eksempel gjelde bruk av KI i saksbehandling, dokumentasjon, kundebehandling eller planlegging av arbeid.

Dette er aktuelt både når virksomheten anskaffer et nytt verktøy, og når en KI-funksjon legges til i systemer dere allerede bruker. Det samme gjelder dersom arbeidsgiver planlegger å endre arbeidsprosesser, organisering eller retningslinjer som følge av KI. 

Start med å be arbeidsgiver forklare hvorfor løsningen ønskes innført. Handler det om å redusere tidsbruk, håndtere større arbeidsmengder, øke kvaliteten eller frigjøre tid til andre oppgaver? Hvilke ansatte og arbeidsoppgaver blir berørt? 

Dette er i tråd med KI-avtalen mellom regjeringen og partene i arbeidslivet, som legger til grunn at ansatte og tillitsvalgte skal involveres når KI innføres og tas i bruk.

Hva betyr innføringen for de ansatte? 

KI kan endre både oppgavene, tempoet og ansvaret i arbeidet. Før ny teknologi tas i bruk, bør dere derfor vurdere hva endringen betyr for de ansatte. De fire spørsmålene nedenfor hjelper dere å se på konsekvensene for menneskene, ikke bare funksjonene i verktøyet.

1) Hvordan påvirkes arbeidsoppgaver og organisering? 

Noen oppgaver kan bli enklere eller gå raskere, for eksempel rapportskriving, innhenting av informasjon eller behandling av standardhenvendelser. Andre oppgaver kan endre karakter eller forsvinne. Innføringen kan også føre til nye oppgaver knyttet til kontroll, kvalitetssikring og oppfølging av løsningen. 

Be derfor arbeidsgiver beskrive hvordan arbeidsoppgavene forventes å endre seg. Hvem blir berørt? Får ansatte nye roller eller nytt ansvar? Endres forventningene til tempo, produksjon eller tilgjengelighet? 

Det er også viktig å avklare hvordan faglig skjønn skal brukes. At en KI-løsning foreslår et svar eller en vurdering, betyr ikke at forslaget alltid er riktig. Ansatte må fortsatt kunne vurdere informasjon kritisk og ta ansvar for beslutninger der det er nødvendig. 

2) Har ansatte riktig kompetanse og støtte? 

Nye arbeidsmåter skaper ofte behov for ny kompetanse. Ved innføring av KI bør arbeidsgiver og tillitsvalgte diskutere hvilke kompetansebehov som kan oppstå på lengre sikt, og hvordan disse skal følges opp. 

Avklar hvem som trenger opplæring i hva før løsningen tas i bruk. Behovet vil ofte være forskjellig for dem som skal bruke løsningen i det daglige, og dem som skal kontrollere resultater eller følge opp kvalitet, personvern og informasjonssikkerhet. Ansatte må vite hva verktøyet kan brukes til, hvor grensene går og hvordan resultatene skal kvalitetssikres.  

Det bør også være klart hvem ansatte kan kontakte når noe går galt, og hvordan dere skal følge opp erfaringer, feil og behov for endring. 

3) Hvordan ivaretas personvern og kontroll? 

Be om en forklaring på hvilke data løsningen bruker og hvor de kommer fra. Brukes data fra dokumenter, e-post, kalendere, kundeopplysninger eller andre informasjonskilder?  Hvordan behandles disse dataene?  

Du trenger ikke sette deg inn i alle tekniske detaljer. Det viktige er å få fram hvordan personvern og informasjonssikkerhet er vurdert, hvem som har tilgang til hvilke opplysninger, og hvilke begrensninger som gjelder for bruk av løsningen. 

Det bør være tydelig hvilke typer informasjon som kan legges inn i hvilke KI-verktøy, og hvilke opplysninger som aldri skal deles.  Avklar også hvem som har tilgang til dataene. 

4) Skal KI brukes til kontroll og oppfølging av ansatte? 

Noen KI-løsninger kan analysere arbeidsmønstre, måle aktivitet eller gi anbefalinger som kan brukes til å følge opp ansatte.  

Dersom en løsning kan få betydning for vurderinger av enkeltpersoner, er det grunn til å være ekstra oppmerksom. Arbeidsgiver bør kunne forklare hvilke data som brukes, hvilke vurderinger systemet gjør og hvordan feil eller skjevheter kan oppdages.  

Be arbeidsgiver forklare hvilke personopplysninger systemet har tilgang til, og hvilke begrensninger som gjelder for bruken.  Det kan for eksempel være begrensninger på hvordan opplysninger brukes til kontroll, overvåking eller vurdering av ansatte. 

Be også om informasjon om hvordan vurderingene dokumenteres, hvordan datakvaliteten følges opp og hvordan menneskelig tilsyn skal fungere. Den som har tilsyn med løsningen, må ha nødvendig kompetanse og myndighet. 

Det må også være klart hvem som har ansvaret for beslutningene som tas. KI kan være et støtteverktøy, men den kan ikke overta arbeidsgivers ansvar for forsvarlige vurderinger og beslutninger.  

Gode retningslinjer gir tryggere bruk 

Tydelige retningslinjer gjør det lettere å bruke KI på en trygg og forutsigbar måte. Ansatte bør vite hvilke verktøy som er godkjent, hvilke opplysninger som kan deles med løsningene, hvilke oppgaver KI kan brukes til og hvilke oppgaver som fortsatt krever menneskelige vurderinger. 

Retningslinjene bør også beskrive hvordan feil og avvik skal håndteres, hvem som har ansvar for oppfølging, og hvordan ansatte kan få hjelp dersom de er usikre på bruken. 

Som tillitsvalgt bør du be om å bli involvert når slike retningslinjer skal utarbeides eller oppdateres. Da øker sjansen for at reglene blir forstått og faktisk brukt. 

Ta opp gevinster og effektivisering tidlig 

KI kan gjøre enkelte oppgaver raskere og endre hvordan arbeidet fordeles. Hvis dette reduserer tiden som brukes på dokumentasjon, rapportering eller andre rutineoppgaver, vil virksomheten ofte forvente gevinster.  

Be arbeidsgiver forklare hvilke gevinster de ser for seg, og hvordan disse kan påvirke oppgaver, arbeidsmengde, organisering eller bemanning. Selv om konsekvensene kan være usikre tidlig i prosessen, er det viktig å løfte temaet før forventningene blir omgjort til planer og mål. 

I avtaleverket kan både bestemmelser om omstilling og effektiviseringsgevinster være relevante i diskusjonen med arbeidsgiver. Sjekk faktaboks for hva som står konkret i deres tariffavtale. 

Kort om KI-forordningen 

KI-forordningen er EUs regelverk for kunstig intelligens. Den bygger på en risikobasert tilnærming: Jo større risiko en KI-løsning kan få for sikkerhet, helse eller grunnleggende rettigheter, desto strengere krav gjelder.  KI brukt i rekruttering eller styring av arbeidstakere kan være eksempler på bruk som må vurderes særskilt.  

KI-forordningen er ennå ikke gjennomført i Norge. Regjeringen arbeider med å innlemme den i EØS-avtalen og gjennomføre den gjennom en norsk KI-lov.  Forordningen kommer uansett ikke til å erstatte reglene om arbeidsmiljø, personvern, medbestemmelse, men supplere disse. 

Videre hjelp 

• Lyst å skjønne mer om hva KI er og hvordan det påvirker arbeidsplassen? Ta det digitale kurset KI på arbeidsplassen – teori til ansvarlig arbeidsliv 
• Les nasjonal veileder KI-assistenter i arbeidslivet – en praktisk guide (regjeringen.no)